Posiadasz jednoosobową działalność gospodarczą? Założyć chcesz działalność i nie wiesz w jakiej formie? Może myślisz o założeniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (spółki z o.o.), jesteś niezdecydowany, a może nie wiesz jakie rozwiązanie będzie bardzo korzystne?
Spółka z o.o. jest najczęściej wybieraną formą spółki w Polsce prawdopodobnie z uwagi na wiele zalet jakie niesie ze sobą prowadzenie działalności w takiej formie. Dobrze sporządzona umowa spółki może przynieść nie tylko wymierne korzyści podatkowe ale również może zoptymalizować ryzyko związane z prowadzeniem działalności biznesowej. W obecnych realiach gospodarczych ten rodzaj spółki jest również często wybierany przez przedsiębiorców, którzy nie tylko chcą zminimalizować ryzyko związane z prowadzeniem firmy, ale również poszukują inwestora czy noszą się z zamiarem zbycia biznesu. Spółka z o.o. posiada wiele zalet, które po części zostaną przedstawione w niniejszym wpisie, niemniej jednak zacznijmy od początku – czym jest spółka z o.o. (potocznie niekiedy spółki z o.o.).
Czym jest spółka z o.o.?
Spółka ta regulowana jest przepisami kodeksu spółek handlowych. Spółka z o.o. jest spółką, która posiada osobowość prawną (w odróżnieniu od spółki cywilnej). Spółka z o.o. jest spółką kapitałową. Spółka ta posiada różne organy, zarząd, wspólników, a w niektórych przypadkach również inne organy. W przypadku spółki z o.o. jej cechą charakterystyczną jest ograniczona odpowiedzialność wspólników, którzy z tytułu bycia wspólnikiem nie ponoszą odpowiedzialności za zobowiązania spółki. Odpowiedzialność wspólnika ograniczona jest to wniesionego do spółki kapitału zakładowego (minimalny kapitał to 5.000 zł). Ideą spółki z o.o. jest oddzielenie majątku spółki od majątku wspólników i przez to wyłączenie ich osobistej odpowiedzialności za zobowiązania spółki oraz stosunkowo nieskomplikowana procedura założenia i następnie funkcjonowania spółki.
Spółka z o.o. zakładana jest poprzez zawarcie umowy a następnie zarejestrowanie jej w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez sąd rejestrowy. Akt założycielski zawierany jest w formie aktu notarialnego przed notariuszem, ale spółka może zostać zawiązana również przez internet do czego wykorzystuje się wzorzec umowy spółki (taka umowa spółki jest znacznie mniej elastyczna i nie zawsze pozwala na osiągnięcie zamierzonych celów, jak np. odpowiednia optymalizacja, zabezpieczenie wspólników, możliwość wniesienia aportu, itp.). Księgowość spółki musi być prowadzona – pełna księgowość.
Jeżeli spółka ma co najmniej dwóch wspólników wówczas zobowiązania z tytułu ZUS mogą zostać zredukowane właściwie do 0, dlatego też stanowi ona swego rodzaju element optymalizacji, z wyjątkiem spółki jednoosobowe.
Coraz częściej również przedsiębiorcy którzy prowadzą jednoosobową działalność chcą zmienić formę prowadzenia działalności na spółkę z ograniczoną działalnością.
Postaramy się podpowiedzieć czym jest spółka z o.o. i czy warto założyć spółkę z o.o.
Kto może założyć spółkę z o.o.
Spółkę z o.o. może założyć osoba fizyczna albo osoba prawna, nie musi być to obywatel Polski. Jeżeli chodzi o spółkę z o.o. w przypadku umowy spółki, umowa spółki powinna określać wspólników. W przypadku tej spółki wspólnik może być jeden lub może być ich kilku. W umowie spółki wspólnik może posiadać określone uprawnienia, zobowiązania czy przywileje. Warto zatem tworząc spółkę rozważyć jakie relacje będą panowały pomiędzy wspólnikami spółki. Jeżeli umowa spółki przewiduje udziały o szczególnych uprawnieniach, uprawnienia te powinny być w umowie określone.
Umowa spółki wymaga jak zostało wskazane powyżej aktu notarialnego bądź rejestracji poprzez system teleinformatyczny prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Sporządzenie umowy w formie aktu notarialnego, może przyczynić się do zmniejszenia kosztów jej prowadzenia również w przyszłości.
Kapitał zakładowy spółki
Do rejestracji spółki z o.o. wymagany jest kapitał zakładowy spółki w wysokości min. 5000zł. W przypadku spółki jednoosobowej cały kapitał musi zostać pokryty przez jednego wspólnika, zaś w przypadku spółek wieloosobowych, wspólnicy zgodnie z zawartą umową wnoszą wkłady na pokrycie kapitału zakładowego. Kapitał zakładowy spółki z o.o. musi być wniesiony przez wspólników spółki. Kapitał zakładowy tworzą udziały wniesione przez poszczególnych udziałowców. Udziały te mogą być równe, ale nie muszą, jednak wartość jednego udziału nie może być niższa niż 50 zł.
Co umowa spółki powinna zawierać
Jeżeli decydujemy się na założenie spółki z o.o., pamiętajmy że fundamentem naszej spółki będzie umowa spółki.
Umowa spółki musi regulować wszelkie najważniejsze sprawy dotyczące funkcjonowania przedsiębiorstwa prowadzonego w tej formie. W umowie spółki określa się wiele elementów takich jak np.:
- nazwa spółki – określenie firmy oraz siedziby spółki;
- Wysokości kapitału zakładowego;
- Co jest przedmiotem działalności spółki;
- Określenie ilości udziałów przypadających na każdego wspólnika;
- Wartość oraz liczbę nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
- Czas trwania spółki;
Umowa spółki stanowi zawarcie umowy cywilnej i z dniem dniem zawarcia umowy Spółki, powstaje Spółka z o.o. w organizacji. Spółka z o.o. w organizacji powstaje w momencie podpisania umowy spółki przez wszystkich wspólników spółki, jest to umowa spółki, która została zawarta, ale nie została jeszcze zarejestrowana w KRS.
Spółka z o.o. podlega rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, wniosek o rejestrację należy złożyć we właściwym terminie. Dopiero od momentu zarejestrowania spółki, spółka ta uzyskuje swoją ostateczną formę, której składnikiem jest m.in. osobowość prawna.
Spółka z o.o. jest podmiotem prawa , może być pracodawcą, co stanowi, że może we własnym imieniu nabywać prawa, a także zaciągać zobowiązania.
Numery NIP i REGON nadawane są spółce z o.o. automatycznie przez sąd w kilka dni po jej rejestracji w KRS.
Każdy przedsiębiorca ma swój NIP (numer identyfikacji podatkowej, którym posługuje się w kontaktach z urzędem skarbowym) a także REGON (numer w rejestrze Głównego Urzędu Statystycznego). Numer NIP i Regon nadawane są automatycznie, przy rejestracji spółki w KRS. Informacja o nadaniu NIP może zostać przekazana do KRS w terminie 3 dni.
Warto sięgać do postanowień umowy spółki, albowiem w jej obrębie znajdują się istotne postanowienia związane z funkcjonowaniem spółki.
Przedmiot spółki z o.o.
Wspólnicy zawierający umowę spółki muszą określić czym zajmowała się będzie spółka – zakres aktywności spółki określany jest przedmiotem działalności. Przedmiot działalności spółki w umowie spółki można określić w dowolny sposób, ale ma on określać jasno czym spółka będzie się zajmowała, np. zgodnie z klasyfikacją kodów PKD.
Organy spółki z o.o.
Zawiązując spółkę z o.o., musimy pamiętać, że umowa spółki zawierająca określone postanowienia musi również regulować kwestie dwóch podstawowych organów jakimi są:
- Zarząd;
- Zgromadzenie Wspólników
Członkom organów spółki przysługują również określone uprawnienia oraz obowiązku wynikające z pełnionej przez nich funkcji. Członkom organów spółki mogą zostać przyznane określone dodatkowe świadczenia, ale również zobowiązania. Wobec spółki członkowie zarządu podlegają ograniczeniom ustanowionym w niniejszym dziale, w umowie spółki oraz, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, w uchwałach wspólników. Warto pamiętać, że niektóre czynności pomiędzy członkiem zarządu a reprezentowaną rzez niego spółką wymaga formy nakazanej przez ustawę. Podobna sytuacja może również dotyczyć w określonych wypadkach czynności pomiędzy spółką a wspólnikiem.
Członkom organów spółki może przysługiwać określone wynagrodzenie. Pamiętać przy tym należy, że wynagrodzenie członkom organów spółki może być przyznane w różnej formie oraz za różne czynności. Rozważając zatem przyznanie wynagrodzenia dla członków organów spółki warto poznać jakie korzyści może nieść ze sobą określona forma współpraca.
Zauważyć przy tym należy, że ustawodawca zezwala członkom organów spółki na nawiązywanie przez członków organów spółki relacji prawnych z samą spółką.
Zarząd spółki z o.o.
Spółka musi mieć zarząd. W odróżnieniu zatem od spółek osobowych (np. spółka jawna) – spółka z o.o. musi posiadać zarząd. Zarząd jest jej organem. Z tytułu zasiadania w organie spółki – członkom organów spółki – mogą zostać przyznane określone świadczenia (np. wynagrodzenie).
Zarząd jest organem uprawnionym do reprezentacji spółki, dlatego też w umowie spółki należy określić w jaki sposób spółka będzie reprezentowana przez ów zarząd. Zarząd reprezentuje spółkę na zewnątrz, zawiera umowy, prowadzi sprawy spółki, odpowiada swoim majątkiem za długi spółki. Największym atutem tej formy prowadzenia działalności jest znacznie zredukowany poziom odpowiedzialności zarządu spółki (odpowiedzialności członków zarządu) za zobowiązania przedsiębiorstwa, którzy w określonych wypadkach również mogą zwolnić się z odpowiedzialności (odpowiedzialność wspólników jest wyłączona). Zarząd jest również organem zobowiązanym do prowadzenia spraw spółki. Sposób reprezentacji spółki przez zarząd może określać umowa spółki. Pomimo faktu, iż spółkę reprezentuje zarząd – spółka może powołać również prokurenta, który będzie reprezentował jej interesy.
Zarząd spółki z o. o. może być wieloosobowy lub jednoosobowy. Spółka z o.o. może być w formie jednoosobowej spółki i wtedy mamy do czynienia ze wspólnikiem jednoosobowej spółki z o. będącym jednocześnie członkiem zarządu.
Skład zarządu wspólnicy mogą określić w umowie spółki, wskazując liczbę członków zarządu bądź maksymalną lub minimalną liczbę członków zarządu. Sprawy spółki prowadzi zarówno zarząd, jak również zgromadzenie wspólników. Zarząd powoływany jest i odwoływany w drodze uchwał wspólników spółki. Zarząd może być powoływane na określoną kadencję, dlatego też sięgać to zapisów umowy weryfikując czy umowa spółki przewiduje postanowienia w tym zakresie.
Na marginesie warto zaznaczyć, że członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani też uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółek osobowych lub jako członek organów w spółkach kapitałowych bądź uczestniczyć w innej konkurencyjnej osobie prawnej jako członek organu.
Zgromadzenie wspólników
Zgromadzenie wspólników stanowi podstawowy organ spółki i ma największą władzę. Jeżeli chcemy zmienić umowę spółki, bądź dokonywać zmiany umowy spółki to taka zmiana wymaga uchwały zgromadzenia wspólników.
Odpowiedzialność wspólników spółki
Odpowiedzialność wspólników ograniczona jest tylko do wielkości wniesionych wkładów, oznacza to, że wspólnicy nie odpowiadają prywatnym majątkiem za długi spółki.
Wspólnik może odpowiadać za długi jeżeli pełnił funkcję członka zarządu, odpowiedzialność ta dotyczy członków zarządu spółki jeśli:
- Zaległości podatkowych spółki z o.o. (oraz innych zaległości publicznoprawnych, do których stosuje się tą zasadę odpowiedzialności – nm.in. długi wobec ZUS) , jeśli egzekucja tych zaległości z majątku spółki okazała się bezskuteczna
- Innych długów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jeśli egzekucja tych długów z majątku spółki jest bezskuteczna.
Jednakże członek zarządu może zwolnić się z tej odpowiedzialności, jeśli wykaże istnienie pewnych okoliczności, które zostały określone w odpowiednich przepisach.
Członków zarządu powołuje i odwołuje się uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Zmiana umowy spółki
Jeżeli Spółka została zarejestrowana za pośrednictwem formularza online, jak również przy pomocy aktu notarialnego każdorazowo zmiana umowy Spółki, będzie wymagała zgłoszenia jej do KRS. Zmianę umowy spółki zarząd zgłasza w określonym przez ustawę terminie.
Likwidacja spółki z o.o.
Proces likwidacji spółki to proces, który ma na celu zamknięcie prowadzonej działalności gospodarczej. Proces ten ma na celu wygaszenie dotychczasowej działalności firmy. Alternatywą dla tego procesu jest często sprzedaż spółki.
Podatek dochodowy w Spółce z o.o.
Spółka z o.o. jako spółka kapitałowa musi opłacać podatek dochodowy od osób prawnych CIT. Jest on płacony od dochodu, czyli są to przychody pomniejszone o koszty uzyskania przychodu w wysokości 19% lub 9%.
Spółka z o.o. bez ZUS
Prowadząc spółkę z o.o. ze wspólnikiem (spółka wieloosobowa), albo wspólnikami, możemy nie podlegać obowiązkom związanym z opłatami ZUSu. Wynika to z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Wspólnicy spółki z o.o. mogą nie podlegać obowiązkowi ubezpieczeń ZUS z tego tytułu. Dotyczy to także członków zarządu, chyba że wykonują swoje funkcje na podstawie umów o pracę albo umów cywilnoprawnych. Jednakże osoba rozpoczynająca prowadzenie działalności jako wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zobowiązana jest do zgłoszenia siebie jako płatnika składek do ubezpieczeń, a co najmniej do ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS – w ciągu 7 dni od rejestracji.
Wady i zalety spółki z o. o.
Jakie są najważniejsze zalety spółki z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością):
- ochrona majątku wspólników;
- odpowiedzialność za zobowiązania do wysokości kapitału zakładowego, wspólnicy nie odpowiadają prywatnym majątkiem
- możliwość uchylenia się zarządu od odpowiedzialności za zobowiązania spółki;
- może stanowić instrument optymalizacji podatkowej oraz ZUS;
- stanowi elastyczne narzędzie dla pozyskania inwestorów;
- posiada osobowość prawną co oznacza, że nie jest tożsama ze wspólnikami;
- spółka nie jest spółką osobową przez co może we własnym imieniu może rozporządzać prawami i zaciągać zobowiązania, za które ponosi pełną odpowiedzialność całym swoim majątkiem;
- firma spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może przybrać bardziej elastyczną nazwę niż w przypadku jdg;
- możliwość dziedziczenia;
- zbycie spółki jest stosunkowo prostsze aniżeli zbycie całego przedsiębiorstwa;
- stosunkowo nie duży minimalny kapitał zakładowy
- założycielem mogą być zarówno podmioty prawne, jak i osoby fizyczne bez względu na obywatelstwo oraz miejsce siedziby;
- umożliwia stosunkowo bezpieczne prowadzenie działalności gospodarczej
Jakie są istotne Wady:
- obowiązek prowadzenia pełnej księgowości – co niekiedy może być również korzyścią bo pozwala na bieżący pełny obraz związany z finansowym funkcjonowaniem firmy;
- skomplikowany i kosztowny proces założenia spółki, który jednak przy odpowiedniej konstrukcji może okazać się korzystny;
- wymagany minimalny kapitał – choć w przypadku prowadzenia działalności zawsze warto posiadać „kapitał na start”;
Kiedy warto założyć spółkę z o.o. (spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością)?
Na tak postawione pytanie odpowiedź wydaje się być niejednoznaczna, albowiem każdy przedsiębiorca winien dostosować formę oraz rodzaj prowadzonej działalności w zależności od swoich potrzeb.
Niemniej jednak pewnego rodzaju „drogowskazem” wskaźnikiem kiedy warto ze szczególną uwagą rozważyć prowadzenie działalności w formie spółki z o.o. mogą być następujące przypadki:
- kiedy rozważasz zmniejszenie obciążeń fiskalnych w legalny sposób;
- prowadzisz działalność w ryzykownej branży;
- rozważasz założenie firmy pod konkretny projekt;
- chcesz wystartować start up;
- planujesz budowę firmy z opcją jej zbycia lub pozyskania inwestora;
- twoja firma osiąga wyższe przychody;
- biznes ma prowadzić kilka osób;
- chcemy zapewnić swoistą ochronę majątku prywatnego;
- rozważamy kwestie dotyczące dziedziczenia firmy w przyszłości;
- rozważasz optymalizację składki ZUS.
Artykuł powstał we współpracy z kancelarią Pasternak Legal.
